השלב הראשון נועד להבין את נקודת המוצא. לפני בחירת כלי יש למפות את תהליך השכר, את נקודות הכשל, את הפעולות הידניות ואת השימושים הלא מאושרים שכבר מתרחשים.

יש לבחור שימוש אחד. רצוי שימוש בעל ערך ברור, מידע שניתן להגן עליו ותוצאה שניתן למדוד. לדוגמה: סיכום נוהל, איתור חריגות, בדיקת שלמות מסמכים או יצירת טיוטת מענה. אין להתחיל בהחלטה אוטומטית שמשפיעה ישירות על שכר.

לאחר בחירת השימוש בונים את מעטפת ההגנה. בשלב זה מגדירים את זרימת המידע, בודקים את הספק, יוצרים נתוני בדיקה, מגדירים תרחישים ומחליטים מה קורה כאשר התוצאה אינה ברורה.

מצב צל פירושו שהמערכת פועלת על תהליך אמיתי או על נתונים מייצגים, אך התוצאה אינה משנה שכר, זכאות או דיווח. התהליך הקיים נשאר מקור האמת, והמערכת נמדדת מולו.

יש לתעד לא רק הצלחות. החמצות, התרעות שווא, תוצאות לא מוסברות, מקרים שבהם הבודק שינה את ההמלצה וזמן העבודה שנדרש לתיקון הם חלק מהתמונה.

בסיום הפיילוט ההחלטה אינה רק “עובד” או “לא עובד”. ניתן לעצור, להמשיך במצב צל, לתקן את הנתונים, לשנות את השימוש או להרחיב בהדרגה. ההחלטה צריכה להתבסס על ערך, סיכון, איכות תוצאות, עומס בקרה ויכולת תפעול.

• הבעיה העסקית והיעד הוגדרו.
• בעל תהליך ואחריות הנהלה נקבעו.
• המידע סווג וצומצם.
• הספק והארכיטקטורה נבדקו.
• הרשאות, לוגים ומחיקה הוגדרו.
• מקורות אמת ותרחישים קיימים.
• התוצאה ניתנת לשחזור.
• קיימת בקרה אנושית מוסמכת.
• קבוצות ומדדי הוגנות נבדקו.
• קיים מסלול ערעור ותיקון.
• הפיילוט פעל במצב צל.
• נמדדו החמצות והתרעות שווא.
• קיים תהליך ידני חלופי.
• נוהל אירוע תורגל.
• תוכנית ניטור לאחר הפעלה אושרה.
• הנהלה אישרה את הסיכון שנותר.