המעסיק מחויב להעביר את חלק העובד ואת חלק המעסיק לקופות הגמל במועדים הקבועים לכך בחוק.
תקנה 20 לתקנות מס הכנסה (כללים לאישור ולניהול קופות גמל), התשכ"ד-1964 קובעת את מועדי העברת הכספים לקופות, כדלקמן:
"קופת גמל תקבל מהמעבידים רק סכומים כמפורט בתקנה 19(א), התשלומים יתקבלו במזומנים בלבד ולא יאוחר מהמועד המוקדם מבין אלה (להלן – מועד התשלום):
(1) שבעה ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית לעובד;
(2) חמישה עשר ימים מתום החודש שבעדו על המעביד לשלם את המשכורת לעובד".
בהתאם להוראות התקנות, המועד להעברה הוא המוקדם מבין השניים:
תוך 7 ימי עסקים מיום תשלום השכר – יום עסקים אינו כולל ימי שישי, שבת, ערב חג וחג; יום תשלום המשכורת לא נחשב יום לצורך הספירה, כך שמדובר ב-7 ימי עסקים שלאחר יום תשלום המשכורת (למרות שבפקודת מס הכנסה רשום בצורה אחרת).
או
ב-15 לחודש מתום החודש בעדו שולמה המשכורת.
דוגמה: שכר אפריל 2020 שולם ב-9/5/2020 – יש להעביר את התשלום לקופה בתוך 7 ימי עסקים או עד ה-15/5/2020, המוקדם מביניהם.