שלבי ביקורת שכר בארגון – מדריך מעשי למעסיקים

מאמר 2 בסדרה: דיני עבודה ובקרת שכר למעסיקים

במאמר הראשון בסדרה – מהו בודק שכר מוסמך – מדריך למעסיקים הסברנו מהו תפקידו של בודק שכר מוסמך, מדוע ארגונים נדרשים לבצע בדיקות שכר תקופתיות וכיצד הבקרה על מערך השכר הפכה לחלק בלתי נפרד מניהול ארגוני תקין.

בעידן שבו דיני העבודה משתנים לעיתים קרובות והאכיפה מצד משרד העבודה הולכת ומתחזקת, מעסיקים אינם יכולים להסתמך רק על חישוב שכר שוטף. טעויות קטנות בתלושי שכר עלולות להוביל להפרות חוק, לקנסות מנהליים ואף לתביעות עובדים.

לכן ארגונים רבים מבצעים כיום ביקורת שכר יזומה – תהליך מקצועי שמטרתו לבחון האם מערכת השכר פועלת בהתאם לחוק ולזהות טעויות לפני שהן הופכות לבעיה משפטית.

במאמר זה נסקור לעומק את שלבי ביקורת השכר בארגון, נבין כיצד מתבצעת בדיקה מקצועית של מערך השכר ונציג כלים שיסייעו למעסיקים לנהל את תחום השכר בצורה תקינה ובטוחה.

בסיום המאמר נפנה גם למאמר הבא בסדרה – טעויות נפוצות בתלושי שכר שיעסוק באחת התוצאות הנפוצות ביותר של ביקורת שכר – איתור טעויות בתלושי עובדים.

מהי ביקורת שכר בארגון

ביקורת שכר היא תהליך מקצועי שמטרתו לבדוק האם מערכת השכר בארגון פועלת בהתאם לדיני העבודה, להסכמי העבודה ולנהלים הפנימיים של הארגון.

במסגרת הבדיקה נבחנים רכיבי שכר שונים, כגון:

• שכר בסיס
• שעות נוספות
• דמי הבראה
• דמי חופשה
• הפרשות לפנסיה
• הפרשות לפיצויי פיטורים
• ניכויי חובה
• עמידה בחוק שכר מינימום

מטרת הביקורת היא לוודא שכל רכיבי השכר מחושבים בצורה נכונה ושזכויות העובדים נשמרות בהתאם לחוק.

מתי מומלץ לבצע ביקורת שכר

מעסיקים רבים מבצעים ביקורת שכר רק כאשר מתעוררת בעיה או כאשר עובד מגיש תלונה. אולם גישה זו עלולה להיות מסוכנת, משום שבעיות בשכר עלולות להצטבר לאורך זמן.

לכן מומלץ לבצע ביקורת שכר במצבים הבאים:

• ביקורת תקופתית אחת לשנה
• לאחר שינוי במערכת השכר
• לאחר שינוי חקיקה בתחום דיני העבודה
• לאחר הטמעת מערכת נוכחות חדשה
• בעת צמיחה משמעותית במספר העובדים

שלב ראשון – מיפוי מערך השכר בארגון

השלב הראשון בביקורת שכר הוא הבנת מבנה מערכת השכר בארגון. כל ארגון מנהל את השכר בצורה מעט שונה ולכן חשוב להבין כיצד מתבצע חישוב השכר בפועל.

• מדיניות השכר
• מבנה מחלקת השכר
• מערכת הנוכחות
• תוכנת השכר
• נהלים פנימיים

שלב שני – איסוף מסמכים

לאחר מיפוי המערכת מתחיל שלב איסוף הנתונים. ללא נתונים מלאים לא ניתן לבצע ביקורת שכר מקצועית.

• תלושי שכר
• חוזי עבודה
• דוחות נוכחות
• דוחות פנסיה
• רשימות עובדים
• נהלי שכר פנימיים

שלב שלישי – בדיקת חוזי העבודה

בשלב זה נבדקים חוזי העבודה של העובדים כדי לוודא שהשכר המשולם בפועל תואם את תנאי ההעסקה שנקבעו.

• גובה השכר
• רכיבי השכר
• בונוסים ותוספות
• תנאים סוציאליים

שלב רביעי – בדיקת מערכת הנוכחות

מערכת הנוכחות היא אחד המקורות המרכזיים לטעויות בשכר ולכן חשוב לבדוק אותה במסגרת ביקורת השכר.

• רישום שעות עבודה
• רישום שעות נוספות
• ניהול הפסקות
• ניהול חופשות

נושא זה קשור גם לניהול שעות העבודה בארגון, כפי שנדון במאמר נוסף בסדרה על ניהול שעות עבודה ומנוחה .

שלב חמישי – בדיקת תלושי השכר

זהו אחד השלבים המרכזיים בביקורת השכר. בשלב זה נבדקים תלושי השכר עצמם.

• חישוב שעות נוספות
• חישוב ימי חופשה
• הפרשות לפנסיה
• דמי הבראה
• ניכויי מס

שלב שישי – בדיקת עמידה בחוקי העבודה

• חוק שכר מינימום
• חוק הגנת השכר
• חוק שעות עבודה ומנוחה
• חוק חופשה שנתית
• חוק דמי מחלה

שלב שביעי – ניתוח ממצאים

• טעויות חישוב
• אי עמידה בחוק
• פערים בין חוזים לתלושים
• ליקויים במערכת הנוכחות

שלב שמיני – המלצות לתיקון

• עדכון נהלי שכר
• שיפור מערכת הנוכחות
• הדרכת צוות השכר
• בקרה תקופתית

סיכום

ביקורת שכר היא כלי ניהולי חשוב שמאפשר למעסיקים לוודא שמערכת השכר בארגון פועלת בצורה תקינה ובהתאם לדיני העבודה.

באמצעות תהליך מסודר הכולל מיפוי מערכת השכר, בדיקת חוזי העבודה, בדיקת מערכת הנוכחות ובחינת תלושי השכר ניתן לזהות טעויות ולתקן אותן בזמן.

במאמר הבא בסדרה – טעויות נפוצות בתלושי שכר נבחן אילו טעויות מתגלות שוב ושוב בביקורות שכר וכיצד ניתן למנוע אותן.

למאמרים נוספים בסדרה ניתן להיכנס ל מרכז הידע לבקרת שכר .