שאלון ניתוח משאבי אנוש וכוח אדם בארגון

פרטי העסק
כמה עובדים חסרים לכם היום ואתם נדרשים לגייס?
כמה עובדים הייתם מעוניינים להחליף במידה וזה היה מתאפשר לכם?
אפיון משרה
לפני שאתם מפרסמים מודעת דרושים, הרבה לפני שאתם מתחילים לזמן לראיון, חשוב שתשבו עם עצמכם ותנסו להבין מה אתם מחפשים - עובד הוא עובד מוצלח, רק כשיש לו את הכישורים הרלוונטיים למשרה שלכם, והמשרה שלכם היא משרה מוצלחת, רק כשהיא ממלאת את הצורך של החברה.
גיוס ומיון עובדים
גיוס עובדים בארגון, בנוסף להתנעה וניהול של משימות קליטת עובדים חדשים. גיוס עובדים מתרחש כאשר יש צורך בעובדים חדשים, כשיש צורך בהחלפת עובדים שעזבו, או לטובת התרחבות הארגון. המטרה היא לאתר אנשים בעלי תכונות מתאימות לדרישות התפקידים.
קליטת עובדים
חווית היום הראשון בעבודה! יש, שיסיימו את היום עם ברק בעיניים. ויש, שיחושו בלבול, חוסר וודאות, ובמקרים קשים, גם תסכול רב וספקות באשר להחלטה שקיבלו.

עבור העובד, זו תחילתה של תקופה, ובעיקר צורך להתאים את עצמו לסביבה חדשה ולהתמודד עם שינויים משמעותיים- עליו ללמוד חומר מקצועי לא מוכר, עליו להסתגל לנוהלי עבודה שלא הורגל בהם, להסתגל לסגנון ניהולי אחר וכמובן לבסס מערכת יחסים מול הממונה הישיר.

כן, עליו להשתלב בצורה חלקה בצוות ולהתאקלם בסביבה החברתית אליה הוא מיועד, להבין את יחסי הכוחות במערכת, את הדינאמיקה הארגונית ועוד. למעשה, העובד הנקלט, צריך להוכיח את עצמו מחדש.

ללא קשר ל'רקורד' הקודם שלו והצלחותיו בעבר. כעת, עליו לבנות שוב את מעמדו המקצועי והארגוני, לרכוש השפעה, לבוא לידי ביטוי, לעמוד בציפיות ולייצר הצלחות. ראוי לקחת בחשבון, שבשלב זה, פעמים רבות מתגלים פערים בין ציפיות העובד החדש לבין המציאות בפועל, ולעיתים גם עולים באופן בוטה מסרים המנוגדים להבטחות ולהצהרות שניתנו לעובד בתהליך הגיוס.
הכשרת עובדים
כשבונים הכשרה לעובד חדש, הדבר הראשון שכדאי לעשות הוא למפות מה אותו עובד צריך כדי שיוכל להשתלב בהצלחה בארגון ובתפקיד. את המיפוי הזה כדאי לבצע בשיתוף עם המנהל הישיר (שעומד לקלוט את העובד) ועם פונקציות רלוונטיות אחרות בארגון בהתאם לתפקיד הספציפי.

ה"מה" מתייחס בדרך כלל לשני סוגי תכנים: תכנים שקשורים לארגון ותכנים שקשורים לתפקיד.

התכנים שקשורים להיכרות עם הארגון יהיו בדרך כלל זהים לכל העובדים החדשים, ויכללו בדרך כלל:
  • חזון
  • מבנה ארגוני
  • תחומי הפעילות של הארגון
  • מוצרים ו/או שירותים
  • לקוחות ושותפים של הארגון
  • ערכים ונורמות – למשל, הקוד האתי של הארגון
  • נהלים, רגולציה וחוקים – כמו נהלי בטיחות או אבטחת מידע
  • מידע כללי לעובד – כמו הטבות, אירועים, חופשות, דיווחי שעות וכו'

התכנים שקשורים להשתלבות בתפקיד נגזרים מהגדרת התפקיד- כלומר מתחומי האחריות ומהמשימות שנדרשות בתפקיד
משוב והערכת עובדים
קיום משוב הינו חלק הכרחי בעבודת המנהל, יצירת תהליך מובנה של הערכת עובדים חוצת ארגון מאפשרת לארגון ללמוד בצורה מסודרת על הלכי הרוח בארגון ולהשוות בין מחלקות, מנהלים וביצועי עובדים שונים באמצעות שיטה אחת.ביצוע שיחות משוב וניהול תהליך ארגוני של הערכת עובדים עשויים להיתפס כנושאים מורכבים עבור מנהלים רבים.

המשוב הינו דיאלוג מובנה בין המנהל הישיר (המעריך) לעובד (המוערך) ובה המנהל מציג אתה ערכתו בכל הקשור לתפקוד ולביצוע של המוערך במהלך השנה החולפת ולאחר מכן, מציג העובד את התייחסותו להערכה. מטרתו של המשוב היא תחילתו של דיבוב. הבעיה היא היעדר דיאלוג ולכן, הנחת העבודה של המשוב היא לאפשר דיאלוג בין שני אנשים.

מומלץ מאוד שהמשוב יהיה חלק מתהליך חוצה ארגון של הערכת ביצועים ושלא יעמוד לבדו בצורה אוטונומית אלא יהיה מלווה ברצף אחיד עם גיבוש פרמטרים מדויקים לבדיקה, עם טופס אחיד לכל הארגון המסכם את הפרמטרים הרלוונטיים ועם יכולת מדידה של הנתונים שמתקבלים. באופן עקרוני בתהליכים ארגוניים ובפרט בתהליכי משוב והערכה, אנחנו נרצה להימנע מתהליכים בודדים של מנהלים שלקחו על עצמם מתן משוב כשלעומתם ישנם מנהלים הנמנעים מכך.

הערכת ביצועי עובדים, יש לתכננו כראוי מראש, לבדוק את התזמון הנכון מבחינת הארגון לבצעו ולקיים את התהליך בצורה סדירה שנה אחר שנה. מדובר בתהליך בעל רגישות גבוהה למנהלים ולעובדים והטמעה מוצלחת של תהליך זה תסייע לחיזוק הארגון ומטרותיו, שימוש לא נכון בתהליך זה עלול לגרום נזק ארגוני ארוך טווח. מאחר והיכולת לתת ולקבל ביקורת בונה ומשוב אפקטיבי אינה תמיד נחלת הכלל הרי שחלק מרכזי בתהליך הערכת עובדים חייב לכלול בתוך הכנה והטמעה.
פיתוח עובדים
תכנית הדרכה והכשרה לעובדים תחזק את תחושת הערך העצמי של העובדים, תחבר אותם יותר לעסק ותיתן להם תחושה של גאווה ושל תרומה חשובה למקום העבודה.

הכשרות מקצועיות יתרמו ישירות להעלאת התפוקה של העובדים, לפחות טעויות בעבודה ולעובדים מאושרים ומסופקים יותר. כשעובד מרגיש שהוא תקוע מבחינה מקצועית, לא מרגיש שהוא מתפתח וכשהוא חש מיצוי, הסבירות שיחפש עבודה ויעזוב את העסק- עולה. להכשרות עובדים יש קשר ישיר עם שימור עובדים והעלאת רמת היציבות והוותק בעסק.

תמריצים ויעדים
קביעת קריטריונים הולמים היא קריטית לביצוע הערכת עובדים אפקטיבית, שתסייע להשגת מטרות הארגון. ככל שהתהליך שקוף וברור יותר, והעובדים חשים שהם מוערכים באופן הוגן (המעריך מכיר אותם, היעדים מדידים ואובייקטיביים), קל יותר לחבר את העובדים לעשייה ולרתום אותם לטובת ההצלחה של כולם. באופן דומה, מנהלים אשר סבורים כי תהליך הערכת העובדים הוא בזבוז זמן, ייטו למלא אותו רק כדי לצאת ידי חובה.

לכן, יש חשיבות רבה לשילוב מנהלים בתהליך הערכת העובדים וכן להדרכת המנהלים טרם ביצוע ההערכות ולמתן מענה לחששותיהם בנוגע לתהליך. אחרי הכל, מחוברות עובדים נמצאה במחקרים כפרמטר המשמעותי ביותר בשימור עובדים.

סיום העסקה
יחסי עובד-מעסיק מתנהלים מיום קליטתו של העובד בעסק ועד יומו האחרון לעבודה. כמעסיקים עליכם להתייחס לעובדים באופן אנושי ומכבד, לכל אורך הדרך, גם כשאתם מתכוונים לסיים את מערכת היחסים בינכם.

חשוב להשקיע זמן, מחשבה ותכנון מקדים של תהליך הפרידה מעובד בדיוק כמו שאתם משקיעים בתהליך הגיוס של עובדים חדשים. פיטורי עובדים זו חוויה לא נעימה, אך לעיתים היא הכרחית. לכן השתדלו לבצע את התהליך בצורה הנכונה ביותר.

תזכור

זו לא חוכמה לקלוט בן אדם, זה חוכמה לקלוט את האדם הנכון

זה לא חוכמה לקלוט בן אדם, זה חוכמה לשמר אותו